Bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) voor je team: invullen en printen

Voor welk deel van het bedrijf geldt dit plan? Eén vestiging is prima om mee te beginnen. Uitbreiden kan later.

In een klein bedrijf heeft één persoon soms twee rollen. Dat is prima, als elke rol maar een vervanger heeft.

Schrijf je belangrijkste processen op, zoals orders aannemen, leveren, factureren en salarissen betalen. Hoe lang kan zo'n proces stilliggen voordat je er echt last van hebt? En hoeveel werk kun je missen, bijvoorbeeld de laatste 4 uur? Daar hangt van af hoe vaak je een back-up maakt.

Schrijf per scenario kort op hoe je verder werkt en wie dat regelt.

• Iedereen kan thuiswerken en kent de afspraken over veilig thuiswerken.
• Er ligt minstens één reservelaptop klaar met de nieuwste updates.
• Er is een mobiele hotspot (4G/5G) voor als het internet op kantoor uitvalt.
• Er is een papieren contactlijst van collega's, klanten en leveranciers.
• Er staat een back-up buiten kantoor, en we hebben getest of terugzetten werkt.
• Belangrijke wachtwoorden en codes zijn ook te vinden als de beheerder er niet is, bijv. in een noodkluis of een wachtwoordmanager met noodtoegang.
• Er ligt een geprint exemplaar van dit plan, het noodplan en het plan van het incident response team.

Welke partijen kun je niet missen? Bijvoorbeeld je IT-partner, hosting, internet, software, de bank en je belangrijkste toeleverancier. Spreek in het contract (SLA) af hoe snel ze helpen en wie wat herstelt.

• We hebben een reservekanaal voor als mail en Teams niet werken, bijv. een appgroep of sms-lijst met privénummers.
• Er ligt een korte standaardtekst klaar voor klanten. Daarin staat wat er aan de hand is, wat het voor hen betekent en wanneer ze weer van ons horen.
• We weten welke meldingen verplicht zijn en waar ze in het noodplan staan. Een datalek meld je bijvoorbeeld binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

• De leiding zet het plan aan en schrijft tijd en reden op.
• Het continuïteitsteam komt bij elkaar, op locatie of online via het reservekanaal.
• Zorg eerst dat iedereen veilig is.
• Kies welke processen uit stap 3 als eerste weer moeten draaien.
• Laat de verslaglegger alle besluiten met tijd opschrijven.
• Informeer collega's, en daarna klanten en leveranciers, met de standaardtekst.
• Is het een cyberaanval? Volg dan eerst het noodplan en bel het incident response team.
• Spreek vaste momenten af om bij te praten, bijv. elke ochtend en elke middag.

• Zet systemen terug in de volgorde van stap 3: het belangrijkste eerst.
• Kijk na het terugzetten of de data compleet is en klopt.
• Werk de achterstand van tijdens de verstoring weg, bijv. orders en facturen.
• Zet het plan pas uit als het team dat samen besluit, en laat het iedereen weten.

• We oefenen het plan minstens één keer per jaar, bijv. met een tabletop-oefening van een uur.
• We passen het plan aan na een verhuizing, nieuwe software, een nieuwe leverancier of nieuwe medewerkers.
• Na elke verstoring of oefening bespreken we wat goed ging en wat beter kan.
• Nieuwe collega's weten dat dit plan bestaat en waar het ligt.